Spielerei oder Wettbewerbsvorteil?
Niemand investiert Zeit, Geld oder Nerven in Technologien, die auf längere Sicht keine reale Kostenersparnis erbringen. Die digitale Unterschrift ist längst Standard in den meisten Branchen mit direktem Kundenkontakt. Gründe dafür gibt es einige: Nachhaltigkeit, Zeitersparnis, Flexibilität, Zukunftsfähigkeit et cetera.
Oder anders betrachtet: Was haben Paketdienst und Handwerksbetrieb gemeinsam? Richtig: Beide wollen in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Kunden abarbeiten. Wann hat Ihnen der Paket-Bote das letzte Mal ein Blatt Papier in die Hand gedrückt? Das muss lange her sein, denn Ihre digitale Unterschrift wird direkt ins System eingelesen. Das geht schneller und spart eine Menge Papier. Auch im Handwerk gilt: Mehr erledigte Aufträge, mehr Umsatz. Ähnlich wie beim Paketzusteller.
digital: Warum also nicht AUCH im Handwerk?
Die Antwort kennt jeder Handwerks-Chef. Mit völlig überfülltem Terminkalender Zeit zu erübrigen, diverse Softwares zu vergleichen und nach Einführung noch die Mitarbeiter schulen – eine unrealistische Vorstellung. Dennoch ist der Wille da. Deshalb ist es wichtig, Lösungen zu bieten, die intuitiv zu bedienen sind und auf unnötigen Schnickschnack verzichten.
Chef, Buchhalter und Servicetechniker an der Front müssen sich gleichermaßen schnell mit dem Programm zurechtfinden können. Bindet sich die Lösung schnell im Geschäftsalltag ein und lässt sich dabei auf ausschweifende Prozessänderungen verzichten, gehen jedem Maler- oder Sanitärbetrieb dann doch die Ausreden aus, nicht auf die digitale Unterschrift umsteigen zu müssen.
Digitale Unterschrift & eingescannte PDF allein reichen nicht
Wenn die Signatur elektronisch sein soll, dann muss auch das Dokument dazu elektronisch vorliegen. Viele mobile Apps setzen dabei auf eine Scanner-Funktion. Dabei läuft die Versendung von Dokumenten zwar digital ab, jedoch müssen Rapportzettel und Serviceberichte immer noch händisch vorliegen, damit sie eingescannt werden können.
Das ist keine optimale Lösung:
Einer der größten Zeitfresser im Handwerkeralltag ist der Zwang, bereits vorhandene Daten mehrfach eintippen oder niederschreiben zu müssen. Einfaches Praxisbeispiel:
Ein Maler erhält den Auftrag, eine Wand gelb und blau zu streichen. Das erste Mal besprochen wird diese Information beim Briefing des Mitarbeiters, bevor der zum Kunden fährt. Gibt es dann noch Rückfragen am Telefon, schmilzt noch mehr Zeit.
Nach getaner Arbeit notiert der Maler auf dem Rapportzettel Farben, Arbeitszeiten, Einsatzort oder andere Informationen. Erneut wird aufgeschrieben, was bereits seit dem Briefing notiert war. Letztenendes wird noch eine Rechnung erstellt – wieder müssen die Farben, Kunde, Adresse, Preise, Fahrtkosten etc. von der Buchhaltung abgetippt werden.
Diese Informationen sind alle von Anfang an vorhanden, müssen jedoch auf jedem einzelnen Dokument – vom Auftrag über Servicebericht bis zur Rechnung – immer wieder notiert werden. Abgesehen vom Zeitverlust entwickelt sich so eine hohe Fehleranfälligkeit.
