Die Dokumentation erbrachter Leistungen ist mittlerweile ein standardisiertes Verfahren für Betriebe im Service- oder Wartungsbereich. Arbeiten Betriebe parallel mit mehreren Kunden zusammen, dann sind Servicetechniker an mehreren Einsatzorten aktiv. Dabei muss in der Regel jede Wartung samt einsatzspezifischen Daten dokumentiert und vom Kunden signiert werden. Das bedeutet wiederum eine Menge Papierkram und durch das Arbeiten an mehreren Projekten fällt es schwer, die Übersicht über Abrechnungen der einzelnen Kunden zu behalten.
Verschwindet einmal ein Rapportzettel im Alltagsstress oder er liegt im Auto eines erkrankten Mitarbeiters, kann es zu Verzögerungen bei der späteren Rechnungsstellung kommen. Wie schafft man diesem Problem Abhilfe?
Achten Sie schon vor dem ersten Teilauftrag eines Projektes darauf, dass Ihren Mitarbeitern klare Aufgaben- bzw. Leistungsbeschreibungen zugewiesen sind. Hat das Projekt einmal begonnen, ist es wichtig, dass Mitarbeiter permanent auf diese Aufgaben zurückgreifen können, ggfs. auch Aufgaben neu zugewiesen werden können. Fällt ein Kollege aus, so muss der Ersatz sofort wissen, wo aufgehört wurde und wie weiterzumachen ist. Fängt man an dieser Stelle an, diese „Briefings“ mündlich weiterzugeben oder auf Zettel zu schreiben, kann das schnell im Chaos enden. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern also die Möglichkeit, in digitaler Form auf Teilaufgaben und Dokumente wie Arbeitsberichte zugreifen zu können.
Um die ständige Verfügbarkeit wichtiger Informationen und Daten sowohl im Büro als auch beim Mitarbeiter sicherzustellen, hat der Sanitärfachbetrieb Schubert ADDIGO in seinen Betriebsprozess integriert. Hier werden beispielsweise regelmäßig Heizungsanlagen gewartet. Im ADDIGO Cockpit, der Zentrale, hat Herr Schubert ein Projekt „Heizungswartung WG“ angelegt. Die Servicetechniker von Herrn Schubert sind per ADDIGO App auf ihren Smartphones mit dem Cockpit verbunden. Heute steht eine Wartung an und Herr Schuberts Kundin, Frau Jansen, signiert den Servicebericht des Mitarbeiters direkt auf seinem Smartphone. Da der Bericht jetzt als abgeschlossen markiert ist, erscheint er nun auf dem Bildschirm des Cockpits im Büro bei Herrn Müller. Mit 1 Klick verwandelt er den Bericht in die dazugehörige Rechnung und versendet sie per Mail an Frau Jansen. Diese ist beeindruckt vom schnellen Erhalt ihrer Rechnung, denn der Handwerker war vor wenigen Minuten noch bei ihr zu Hause.
Alle Serviceberichte und Rechnungen erbrachter Leistungen rund um die Heizanlage von Frau Jansen findet Herr Müller auch nach Wochen schnell im angelegten Projekt wieder.
Durch die Integration einer digitalen Lösung hat dieser Sanitärbetrieb seine bürokratischen Arbeitsabläufe optimiert und alle Beteiligten behalten den Überblick über den Fortschritt des Projekts. Fällt ein Mitarbeiter aus, haben trotzdem alle Kollegen Zugriff auf wichtige Dokumente wie Serviceberichte und Rechnungen.
Daraus resultiert ein optimiertes Zeitmanagement, weniger Rückfragen und schließlich mehr Umsatz für den Sanitärbetrieb von Herrn Schubert.
