Nach wie vor benutzt ein Großteil der klein und mittelständischen Unternehmen den klassischen Stundenzettel, um die Arbeitszeiten zu erfassen. Im Nachgang werden die Daten dann meist von der Sekretärin oder gar vom Chef selbst in Microsoft Excel übertragen. Das dieses System eher veraltet und umständlich ist, ist ebenfalls vielen bekannt.
Ein noch nicht oft erörterter Vorteil einer modernen Zeiterfassung ist, dass man sie viel gewinnbringender von der Steuer absetzen kann, als herkömmliche Stundenzettel.
Im folgenden Artikel wird erläutert, wie Sie die richtige Zeiterfassungssoftware auswählen und wie man diese dann von der Steuer absetzt.
Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?
Begibt man sich auf die Suche nach einem geeigneten Zeiterfassungssystem, dann erschlägt einen zunächst einmal die Flut an Anbietern und verschiedenen Systemen. Hierbei haben selbstverständlich alle ihr Vor- und Nachteile. Dies ist auch abhängig vom Einsatzgebiet und den persönlichen Anforderungen des Unternehmens.
Generell kann man Zeiterfassungssysteme in zwei große Lager aufteilen. Auf der einen Seite die stationären Systeme und auf der anderen Seite die mobilen Lösungen, mit denen man von überall aus Zeiten erfassen kann.
Die Vor- und Nachteile beider Varianten liegen hier klar auf der Hand: Bei einem stationären System stempeln sich alle Mitarbeiter an einem Gerät gemeinsam ein. Das ist in vielen Fällen eine Stechuhr in Verbindung mit einer Stechkarte. Dieses System gilt jedoch als veraltet.
Zusätzlich gibt es noch sogenannte Terminal-Systeme, bei denen man sich mit einem Chip oder gar mit einem Fingerabdruck-Sensor einstempelt. Beide Varianten erweisen ihren Dienst, wobei das eine System schon etwas veraltet ist und Terminals in der Anschaffung sehr kostenintensiv sind.
Mobil ist auf dem Vormarsch
Auf der anderen Seite stehen die mobilen Zeiterfassungen. Hierbei hat man meist mehrere Varianten, wie man seine Arbeitszeit erfassen kann. Angefangen mit der ganz normalen PC-Anwendung bis hin zu Apps, mit denen man die Zeit unterwegs stempeln kann, sind der Zeiterfassungsphantasie keine Grenzen gesetzt.
Der große Vorteil besteht hier in der Flexibilität. Man kann überall Zeiten erfassen und sämtliche Zeiten sekundengenau stempeln. Zusätzlich ist die Wahrscheinlichkeit geringer in eine Kostenfalle zu geraten, da der Anschaffungspreis von teuren Terminals oder anderer Hardware komplett entfällt. Die benötigte Hardware in Form von PC und Smartphone ist bereits vorhanden und nach dem Download der App sofort startklar.
Neuerdings gibt es sogar bei den mobilen Zeiterfassungen eine Terminal-Funktion. Auf diese Weise können sich alle Mitarbeiter über ein Gerät einstempeln. Diese ist jedoch weder mit teurer Hardware noch mit einer Installationspauschale verbunden. Ein handelsübliches Tablet in Verbindung mit der richtigen App reicht bereits aus, um mit dem Zeiten erfassen durchzustarten.
Am meisten muss man bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems auf den Preis achtgeben, da dieser sich von Softwareanbieter zu Softwareanbieter oft stark unterscheidet. Viele Anbieter preisen sich hierbei mit hunderten verschiedenen Funktionen an, die dann im Endeffekt auch den Preis rechtfertigen. Jedoch macht genau diese Vielzahl an Funktionen den Einstieg äußerst schwer und kompliziert.
Ein sehr einfacher und zudem preiswerter Anbieter ist daher die beste Option, um entspannt in das Thema online Zeiterfassung einzusteigen.
Software kann ab 2018 einfacher abgesetzt werden
Wie bereits in der Einleitung schon einmal erwähnt kann man selbstverständlich auch die Zeiterfassung von der Steuer absetzen. Bei selbstausgedruckten Stundenzetteln ist das deutlich schwieriger.
Zusätzlich ist es seit dem Jahr 2018 sogar noch einfacher, Zeiterfassungssoftwares von der Steuer abzusetzen. Bisher war es als Unternehmen möglich, Software mit einem Nettoanschaffungswert von 410 Euro direkt im Anschaffungsjahr abzuschreiben. Alles, was darüber liegt musste man mühsam über drei Jahre linear abschreiben. Das hat sich mit einem neuen Gesetz geändert.
Der Betrag wurde von 410 Euro auf 800 Euro angehoben, was den Spielraum deutlich erhöht und man viel Zeit beim Abschreiben einspart. Bei einer online Zeiterfassung lässt sich somit auf der einen Seite der Gewinn reduzieren, wodurch man weniger Steuern zahlen muss. Auf der anderen Seite kann man die Software direkt im Anschaffungsjahr abschreiben. Bei dem bereits erwähnten Terminal wäre das nach wie vor etwas komplizierter, da alleine der Anschaffungspreis oft mehr als tausend Euro beträgt. Somit müsste man diese Systeme über drei Jahre abschreiben, was wiederum den Verwaltungsaufwand erhöhen würde. Genau dieser sollte aber mit einem Umstieg auf ein modernes Zeiterfassungssystem reduziert werden.
Jetzt umsteigen und langfristig profitieren
Was das Fazit angeht, so steht bereits fest: Wer vom herkömmlichen Stundenzettel umsteigt, spart Zeit und minimiert seinen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. Ganz nebenbei spart man sogar Steuern. Dank der Gesetzesänderung erspart man sich jetzt zusätzlich die nervige Abschreibung über drei Jahre und kann die Kosten direkt absetzen.
Der Weg in eine einfache digitale Zeiterfassung ist geebnet.
