Was macht eigentlich eine App „effizient“? Wir meinen: Wenn sie das macht, was sie soll und keine unnötigen Zusatzfunktionen beinhaltet, die den Nutzer im Alltag in seiner Effektivität einschränken.
Handwerksbetriebe, die Prozesse digitalisieren und dabei nach dem Baukastenprinzip vorgehen, haben gleich mehrere Vorteile: Zum einen muss hier nicht in teure Branchenlösungen investiert werden, zum anderen besteht nur ein geringer Schulungsaufwand für die Mitarbeiter, da die meisten modernen Apps sehr intuitiv in der Handhabung sind. Außerdem lassen sich kleine, spezifische Apps oder Softwares viel flexibler kombinieren und somit in den Arbeitsalltag integrieren.
1. WhatsApp
Jeder kennt den Messenger-Dienst. Zu allererst raten wir aus datenschutztechnischen Gründen davon ab, über WhatsApp mit Kunden zu kommunizieren. Zu oft liest man von Sicherheitslücken und nicht an EU-Standard angepasste Datenschutzvorkehrungen. Dennoch kann WhatsApp für einen Handwerksbetrieb sehr effektiv sein.
Es lassen sich Gruppen erstellen, die beispielsweise Einsatzgruppen abbilden, in denen der Chef per Voice-Memo ein Briefing für den bevorstehenden Einsatz postet, die Adresse des Kunden metergenau per Standort teilt oder sich über unaufgeräumte Arbeitsplätze oder Einsatzwagen aufregen kann. Als internes Kommunikationsmittel also ideal.
2. Trello
Trello ist das Orga-Tool schlechthin. Die Oberfläche besteht nur aus einer Seite und die ist aufgebaut wie eine große digitale Pinnwand. Es können mehrere Boards erstellt werden, die immer einem Projekt zugeordnet werden, an dem mehrere Menschen arbeiten können. Nutzer können per E-Mail dazu eingeladen werden, an solch einem Board mitzuarbeiten. Auf dem Board hat man die Möglichkeit, Listen und Karten zu erstellen. Listen bilden dabei zum Beispiel Arbeitsabschnitte ab, während Karten dazu dienen, die genauen Arbeitsschritte festzuhalten und mit Details und Erklärungen für alle Beteiligten zu versehen. So hat jedes Mitglied des Boards immer die volle Übersicht darüber, wer was wann macht oder gemacht hat.
3. Google Drive
Ein gemeinsamer papierloser Aktenschrank für alle Mitarbeiter? Willkommen bei Drive. Der kostenlose Dienst von Google ist genauso vielfältig wie simpel aufgebaut. Je nachdem, für was Sie Drive nutzen möchten, können Sie es sich hier gemütlich machen und auch hier wieder alle Mitarbeiter zum gemeinsamen Arbeiten an Projekten oder sogenannten Ablagen einladen. Voraussetzung ist ein Account bei Google, mit dem man sich anmelden muss.
So lassen sich beispielsweise wichtige Dokumente, wie Serviceberichte, Rechnungen oder andere Formulare in einem Ordner speichern, den man dann für alle beteiligten Mitarbeiter freischalten kann. So kann man ortsunabhängig Formulare und Dokumente untereinander austauschen und bereitstellen.
Diese Dateien könnten in Google Drive für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden:
– Rechnungen
– Hilfestellungen & Anleitungen für Azubis
– Werkzeuglisten, bzw. Bestandslisten allgemein
– Einkaufslisten für Materialien
– Usw
4. Addigo
Die App für alle Betriebe, die eine detaillierte und übersichtliche Leistungs- und Arbeitsdokumentation führen. Über Smartphone oder Tablet lassen sich in Sekundenschnelle Serviceberichte anlegen, welche vom Kunden direkt vor Ort signiert werden können. Dazu kommt das Addigo Cockpit, die zentrale Verwaltung mehrerer App-Nutzer. Sind alle Mitarbeiter im Kundendienst mit dem Cockpit verbunden, lassen sich Berichtsvorlagen direkt auf die mobilen Geräte der Kollegen senden. Zur fehlerfreien Dokumentation lassen sich dem Bericht noch Bilder anhängen, die dann samt Bericht als PDF-Datei versendet werden können. Außerdem erscheinen vom Kunden signierte Berichte automatisch im Cockpit, sodass eine nahtlose Schnittstelle zwischen Mitarbeiter und Buchhaltung hergestellt wird und das selbstverständlich papierlos.
Fazit:
Es muss also nicht immer nach der Eier legenden Wollmilchsau gesucht werden, wenn es darum geht, einzelne Betriebsprozesse zu optimieren. Suchen Sie sich die Programme aus, die auf Ihr Gebiet spezialisiert sind und kombinieren Sie einfach. Einige verschiedene Apps zu nutzen kann manchmal effektiver und kostensparender sein, als den Branchenprimus in Form von Software in den Köpfen der Mitarbeiter verankern zu wollen.
