Zeitmanagement ist Ressourcenmanagement
Zeit ist eine kostbare Ressource und schon allein ihre durchdachte Nutzung kann über den Erfolg eines Projektes entscheiden. Aber wer kennt es nicht? Viel zu viele wertvolle Stunden werden oft mit reiner Verwaltungsarbeit verbracht, anstatt sie produktiv zu verwenden. Nicht nur auf den Schreibtischen, auch in den Mappen von Handwerkern und anderen Projektausführenden häufen sich auszufüllende und abzuheftende Zettel. Ein unsystematisches Vorgehen stört jedoch die Projektabwicklung und führt zu unnötigen Verzögerungen und Kosten.
Wie lässt sich die Arbeitsorganisation und auch das Zeitmanagement optimieren? Hier kommen drei erfolgreich erprobte Tipps.
Arbeiten Sie nicht hart, arbeiten Sie smart!
Ein gutes Zeitmanagement bedeutet natürlich nicht, sich unter Druck zu setzen, sondern die Arbeit mit Cleverness und Intelligenz zu gestalten. Die folgenden Methoden sind einfach, aber wirksam!
1. Für alle im Büro: Entwirren Sie Ihren Schreibtisch! Für alle im Einsatz: Räumen Sie Ihre Baustelle auf!
In dem Buch „Simplify your life” von Werner Küstenmacher wird plausibel erläutert, welch einen hemmenden und störenden Effekt ein unorganisierter und chaotischer Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz haben kann. Ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld ist ein wichtiger Faktor für langfristigen Erfolg!
2. Erledigen Sie alle Aufgaben, die Sie in zwei Minuten oder weniger schaffen, sofort!
Diese Idee der Zwei-Minuten-Regel stammt von David Allen. Sie ist gegenwärtig die einflussreichste Konzeption umsichtiger Zeitverwaltung. Hinter dieser steckt ein einfacher Gedanke: Aufgeschobene Aufgaben kosten uns später noch mehr Zeit und Energie. Wir müssen uns erneut hineindenken, sie neu terminieren bzw. neu in unser Projekt einpassen, usw. Erledigen wir all diese kleinen Aufgaben gleich, bringen Sie uns in jedem Fall immer ein Stück vorwärts.
3. Gestalten Sie Ihre Projekte präzise und lückenlos.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass ein wesentlicher Teil der Arbeit – nämlich 80% – in einem Bruchteil der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt wird, nämlich 20%. Umgekehrt erfordern die letzten Feinheiten, Absprachen und Nachjustierungen, also gerade einmal 20% der Arbeit, 80% unserer Zeit. Das Wissen um dieses Prinzip kann man sich zunutze machen. Es gilt, keine Detailaufgaben liegenzulassen oder zu verschleppen, sondern sie gleich mit zu erledigen. Wer also von vornherein gründlich arbeitet, kann seine Effizienz erheblich steigern.
Wir haben die Lösung!
Lässt sich das wirklich so leicht realisieren? Ein aufgeräumter Schreibtisch, Aufgaben in 2 Minuten erledigen, präzise und lückenlos arbeiten und kommunizieren? Wir sagen ja! Denn mit ADDIGO hat nicht nur die Zettelwirtschaft ein Ende – ob im Büro, auf der Baustelle oder im Einsatz – mit ADDIGO lassen sich auch ganz wesentliche Verwaltungsaufgaben wirklich innerhalb von 2 Minuten und mit wenigen Klicks erledigen: Angebote schreiben, Aufgaben zuweisen, Berichte empfangen, Rechnungen erstellen, Aktualisierungen von Kunden- oder Mitarbeiterverzeichnis und vieles mehr!
Durch die komfortable Bearbeitung und Speicherung aller Dokumente gewährleistet ADDIGO generell eine smarte Formularverwaltung. Zudem bleibt die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten dank ADDIGO effizient und lückenlos. Darüber hinaus behält der Admin bzw. Projektleiter immer die Übersicht über alle Termine, Einsatzorte und Mitarbeiter.
Die durch ADDIGO perfektionierten Arbeits- und Geschäftsabläufe sorgen für zufriedene Mitarbeiter und Kunden. Vor allem aber schonen Sie damit Ihre vielleicht wichtigste Ressource: Ihre Zeit!
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