Regale voller Ordner, Papierverschwendung, Einsortieren von Rechnungen, beschwerliches Suchen etc. gehören mit dem papierlosen Büro der Vergangenheit an. Mithilfe papierloser Bürosoftware wie ADDIGO können Sie Ihren Arbeitsalltag optimieren. Nicht nur große oder mittelständische Unternehmen profitieren vom digitalen Büro. Auch für kleine Handwerksbetriebe eignet sich eine Softwarelösung. Unternehmen jeder Größe haben bereits die Vorteile erkannt, die sich aus der Nutzung spezialisierter Softwarelösungen zur Digitalisierung der Büroarbeit ergeben: von der Effizienzsteigerung über Kosteneinsparungen bis hin zu mehr Nachhaltigkeit. Wir beleuchten die wichtigsten Funktionen und geben Ihnen praktische Tipps zur erfolgreichen Implementierung.

ADDIGO Software für papierloses Büro 30 Tage testen

Einstieg ins papierlose Büro

In der heutigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung von Arbeitsabläufen kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für erfolgreiches Wachstum und nachhaltiges Arbeiten. Eine gute Software für das papierlose Büro ist dabei der Schlüssel zu höherer Effizienz, Kosteneinsparungen und besserer Kundenzufriedenheit. Die papierlose Büro Software ermöglicht es, den gesamten Workflow von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungsstellung zu digitalisieren.
Dokumente, Kunden- oder Mitarbeiterdaten werden digital erstellt, verwaltet, gespeichert und geteilt. Dies ermöglicht eine effizientere und umweltfreundlichere Arbeitsweise. Statt physische Aktenordner zu durchforsten oder Papierdokumente per Post zu versenden, können Mitarbeiter alle erforderlichen Informationen schnell und einfach per Mausklick abrufen und teilen.
Das Konzept des papierlosen Büros geht jedoch über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinaus. Es umfasst auch die Automatisierung von Arbeitsprozessen, die Integration von Cloud-Services und die Nutzung von elektronischen Signaturen. Ziel ist es, die Produktivität zu steigern, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Umwelt zu schonen.

Warum Ihre Firma auf papierloses Büro Software umsteigen sollte

In der modernen, globalisierten Arbeitswelt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Mit einem digitalisierten Bürosystem sind Ihre Teams von Büroräumen unabhängig, können von unterwegs arbeiten und Aufgaben per Knopfdruck voneinander übernehmen. Das erleichtert die Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg immens.
Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, grundlegend verändert. In einer Zeit, in der Effizienz und Geschwindigkeit entscheidende Wettbewerbsfaktoren sind, ermöglicht die Digitalisierung, Arbeitsprozesse zu optimieren und Geschäftsabläufe zu beschleunigen. Ein papierloses Büro ist ein wesentlicher Bestandteil dieser digitalen Transformation.

 

Software für papierloses Büro – kurz und knapp

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    Das digitale Büro ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
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    Wichtige Funktionen sind Dokumentenverwaltung, elektronische Signaturen, Zeiterfassung, Kundendaten verwalten, Mitarbeiterinformationen verwalten, Angebote und Aufträge managen sowie eine Kalenderfunktion.
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    Das digitale Büro ermöglicht effizienter und ressourcenschonender zu arbeiten und einzelne Aufgaben zu einen Workflow zu kombinieren (zum Beispiel aus Serviceberichten Rechnungen erstellen).
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    Dank Cloudspeicher-Technologie hat das Team jederzeit Zugriff.
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    Informationen werden schneller gefunden.
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    Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs werden Kosten gesenkt und die Umwelt geschont.

Welche Vorteile bietet das papierlose Büro

Vorteile des papierlosen Büros

 

  1. Effizienzsteigerung: Der Turbo für Ihre Arbeitsprozesse
    Stellen Sie sich vor, Ihre Dokumente sind jederzeit und überall mit einem Klick verfügbar. Kein langes Suchen in überfüllten Aktenordnern mehr, kein fehleranfälliges Einsortieren, keine verlorenen Serviceberichte. Mit papierloser Bürosoftware können Sie Ihre Arbeitsprozesse erheblich beschleunigen. Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle erstellen, bearbeiten und teilen. Automatisierte Workflows und integrierte Tools sorgen dafür, dass Routineaufgaben effizienter und fehlerfrei ablaufen. So bleibt Ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben.
  2. Kostenersparnis: Mehr Budget für Innovationen
    Papier, Drucker, Tinte und Lagerflächen – all diese Kosten summieren sich schnell. Ein papierloses Büro senkt diese Ausgaben drastisch. Sie sparen nicht nur Materialkosten, sondern auch die Kosten für Versand und physische Archivierung. Das gesparte Budget kann in innovative Projekte und Technologien investiert werden, die Ihr Unternehmen weiter voranbringen.
  3. Umweltfreundlichkeit: Ihr Beitrag zur Nachhaltigkeit
    Jedes Blatt Papier, das Sie einsparen, schont die Umwelt. Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger abgeholzte Bäume und weniger Energie- und Wasserverbrauch in der Papierproduktion. Ein papierloses Büro unterstützt Ihre Nachhaltigkeitsziele und verbessert Ihr Unternehmensimage als umweltbewusste Organisation.
  4. Flexibilität und Mobilität: Arbeiten von überall aus
    Mit cloudbasierten Lösungen haben Sie und Ihr Team jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Ob im Homeoffice, unterwegs oder am anderen Ende der Welt – Sie sind stets vernetzt und können effizient zusammenarbeiten. Dies fördert die Flexibilität und Mobilität Ihrer Mitarbeiter. Per App können Daten in Echtzeit aktualisiert werden und Serviceberichte direkt nach der Arbeit beim Kunden ins Büro gesendet werden. Das fördert eine lückenlose Dokumentation und erspart Umwege ins Büro.
  5. Sicherheit und Datenschutz
    Daten zu Projekten, Aufträgen und Personen werden DSGVO-konform gespeichert. Die Sicherung der Daten in deutschen Rechenzentren gewährleistet Sicherheit und Datenschutz.
  6. Kundenzufriedenheit
    Der digitale Raum ermöglicht schnelleres Reagieren auf Kundenbedürfnisse. Außerdem gibt es ein modernes Image, was oftmals bei Kunden und Geschäftspartnern gut ankommt.
  7. Fehlerquote minimieren
    Der Auftrag in Word, die Kundendaten in Excel, die Mitarbeiterdaten auf Papier – Medienbrüche im Workflow bedeutet, dass Daten von einem System ins andere übertragen werden müssen. Dabei können Fehler passieren. Spielt sich alles in einem Programm ab und Daten können einfach übernommen werden, reduziert das die Gefahr, dass der Fehlerteufel mitmischt. 

Funktionen, die eine papierlose Büro Software bieten sollte

Die Erwartungen an eine Software, die das gesamte Büroleben digitalisieren soll, sind hoch. Dokumentenmanagement ist dabei das A und O: Formulare sollten digital erstellt, erfasst und kategorisiert gespeichert werden können.
Dazu zählen beispielsweise:

  • Rapportzettel
  • Stundenzettel
  • Angebote
  • Rechnungen

So hat man sie schnell und logisch zur Hand. Zudem sollten mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Praktisch ist eine Funktion, Formularvorlagen (auch für Rechnungen und Finanzberichte) selbst zu erstellen und mit einer rechtlich verbindlichen elektronischen Signatur zu versehen.
Im Idealfall fungiert diese Software auch als Datenbank, in der Kundendaten, Mitarbeiterdaten und Projektdaten zentral gespeichert und jederzeit abgerufen werden können.
Ebenso sollten Funktionen zum Teammanagement von einer Büro-Software abgedeckt werden. Die Software sollte Aufgabenverfolgung, digitale Arbeitszeiterfassung, Ressourcen- und Projektverwaltung ermöglichen. Die Integration von Kalendern, für die Terminplanung sowie automatische Erinnerungen erleichtern allen Beteiligten den Überblick. Integrierte Chat-Funktionen runden das Paket ab.

Funktionen einer Software für das papierlose Büro

Dokumentenmanagement

Verwalten Sie alle Ihre Dokumente digital an einem zentralen Ort. Die Software ermöglicht das einfache Speichern, Abrufen, Bearbeiten und Teilen von Dateien, sodass Sie schnell und effizient arbeiten können, ohne in Papierbergen zu suchen.

Aufgabenverwaltung

Organisieren und überwachen Sie Aufgaben innerhalb Ihres Teams. Mit der Aufgabenverwaltungsfunktion können Sie Projekte zuweisen, und mittels Kalenderfunktion haben Sie stets den Überblick über die Termine.

Zeiterfassungssystem

Erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter mühelos. Das Zeiterfassungssystem hilft dabei, die geleisteten Stunden zu dokumentieren und die Produktivität zu analysieren. Mit einer Zeiterfassung per App können Ihre Mitarbeiter auch bei Außeneinsätzen Ihre Zeiten erfassen und an die Zentrale senden.

Digitale Rechnungsstellung

Erstellen und versenden Sie Rechnungen digital. Die Software ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Abwicklung Ihrer Rechnungen, was den Verwaltungsaufwand reduziert und den Zahlungsprozess beschleunigt.

Kundendatenverwaltung

Verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Kunden (Adresse, Name etc,) an einem zentralen Ort. Die Kundendatenverwaltung hilft Ihnen, den Überblick über Kontakte zu behalten und Ihre Kundenkommunikation zu verbessern.

Mitarbeiterdatenverwaltung

Verwalten Sie Mitarbeiterdaten wie Adresse, Geburtsdatum, Urlaubstage, Qualifikationen, Frei- und Krankheitstage und weitere relevante Informationen in einem zentralen System.

Kalenderintegration

Synchronisieren Sie Ihre Termine und Aufgaben mit einem zentralen Kalender. Diese Integration erleichtert die Planung und Koordination von Meetings, Deadlines, Aufträgen und wichtigen Ereignissen.

Terminvereinbarung

Ermöglichen Sie die einfache Planung von Terminen. Mit der Terminvereinbarungsfunktion können Kunden und Mitarbeiter verfügbare Zeiten einsehen und direkt Meetings buchen, was den organisatorischen Aufwand reduziert.

Erinnerungen

Setzen Sie automatische Erinnerungen für wichtige Aufgaben und Termine. Diese Funktion hilft Ihnen, keine Fristen oder wichtigen Ereignisse zu verpassen, und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder rechtzeitig informiert werden.

ADDIGO – Die professionelle Software fürs papierlose Büro

Erstellen und Verwalten von Angeboten, Rechnungen und Serviceberichten, Zeiterfassung per App, Kalenderfunktionen und viele weitere Funktionen bietet dir ADDIGO

30 Tage kostenlos testen

Smartphone, Tablet und Computer statt Papier und Stift

Die wichtigste Hardware, die Sie für ein papierloses Büro benötigen sind ein (mobiles) Endgerät wie Handy und/oder Computer mit Internetverbindung. Diese Basis kann mit Tablets, Laptops oder weiteren Bildschirmlösungen zur besseren Übersicht ergänzt werden. Auch externe Speichermöglichkeiten können erweitert werden. Gut zu wissen: Apps wie ADDIGO sind sowohl für Android als auch IOS verfügbar. Die digitale Zentrale von ADDIGO ist eine browserbasiere Lösung. Hier können Sie bequem von jedem Gerät Ihrer Wahl drauf zugreifen.


ADDIGO – Die Software für Ihr papierloses Büro

 

Sie suchen eine benutzerfreundliche Softwarelösung mit zahlreichen Features, die Sie bei der Planung und Verwaltung unterstützen? Dann testen Sie ADDIGO.

ADDIGO ist eine umfassende Softwarelösung, die aus einer App und der browserbasierten Anwendung, dem Cockpit, besteht. Sie benötigen lediglich ein Mobilgerät, ein Computer ist optional. Die Software ist ideal für die effiziente Verwaltung und Erstellung von Angeboten, Aufgaben und Rechnungen sowie die Protokollierung von Prüfungen, Wartungen und Abnahmen. Sie erfasst wichtige Daten wie Kundendaten, Materialdaten und Arbeitszeiten und bietet zusätzliche Funktionen wie Checklisten, Reisekostenabrechnungen und Projektdokumentation, um die Produktivität von Unternehmen zu steigern.
Und das ist noch längst nicht alles – ADDIGO ist zudem noch intuitiv und individualisierbar. Sie können Ihre Formulare ganz nach Ihren Wünschen gestalten. Mit der ADDIGO App können Sie bzw. Ihre Mitarbeiter alle wichtigen Daten ganz einfach am Einsatzort erfassen. Die App übermittelt die Daten dann automatisch an das Cockpit.
So haben Sie alle Herausforderungen Ihres Geschäftsalltags mit nur einer Anwendung im Griff.

30 Tage kostenlos testen

Büro digitalisieren: Tipps und Lösungen für eine einfache Umsetzung

Der Umstieg auf ein papierloses Büro ist mit einigen Bedenken und Herausforderungen verbunden. Mit einer bedachten Herangehensweise und der Umsetzung geeigneter Lösungen kann jedoch ein nahtloser Übergang ins papierlose Büro mit all seinen Vorteilen gewährleistet werden.

Datensicherheit und Backup-Strategien

Auch digitale Verschlüsselung kann leider geknackt werden. Darum sind starke Sicherheitsmaßnahmen wie Mehrfach-Verschlüsselungen, Zugangskontrollen und regelmäßige Backups unerlässlich. Schulen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten.

Datenmigration

Die Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Formate ist zeitaufwendig und komplex. Setzen Sie Prioritäten auf die wichtigsten Formulare und erstellen Sie einen Plan, der genau festlegt, welche Dokumente wann digitalisiert werden sollen.

Anpassung an neue Technologien

Mitarbeiter könnten Schwierigkeiten haben, sich an neue digitale Werkzeuge und Prozesse zu gewöhnen. Es ist daher wichtig, sensibel mit diesen umzugehen und entsprechende Weiterbildungen anzubieten.

Kosten

Eine Umstellung kann neue Kosten bedeuten. So beispielsweise neue Abo-Modelle oder neue Hardware. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um die langfristigen Einsparungen und Vorteile zu verdeutlichen. Für einige Kosten können Sie auch Fördermittel beantragen.

Rechtliche Anforderungen

Bitte beachten Sie die rechtlichen Vorgaben für die Speicherung und Verarbeitung von Dateien. Stichwort: Datenschutz. Informieren Sie sich über die Gesetzesgrundlagen und nutzen Sie zertifizierte Lösungen, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Digitalisierung in der Praxis: Umstieg auf papierloses Büro in 6 Schritten

  1. Gewinnen Sie einen Überblick über die Zettelwirtschaft
    Analysieren Sie zunächst Ihre Papiernotwendigkeit. Dazu ermitteln Sie, an welchen Stellen im Arbeitsprozess häufig viele physische Gegenstände (wie Papier/Formulare, Stifte, Ordner) benötigt werden. Überlegen Sie sich, ob dieser Prozess beschleunigt werden kann.
  2. Ziele & Prioritäten festlegen
    Überlegen Sie sich, was Sie persönlich mit der Digitalisierung erreichen möchten. Konzentrieren Sie sich zunächst auf ein kleineres Ziel. Denn wenn bereits ein digitaler Prozess problemlos funktioniert, hat das einen positiven Einfluss auf zukünftige digitale Projekte.
    Sie könnten zum Beispiel damit beginnen, Rechnungen digital zu erstellen oder Serviceberichte per App und Software zu erstellen und verwalten.
  3. Passende Software finden
    Recherchieren Sie nach einer Lösung. Informieren Sie sich über die Sicherheitsvorkehrungen und Cloud-Verbindungsmöglichkeiten der jeweiligen Software. Überlegen Sie sich, ob Sie zusätzliche Hardware benötigen und vergessen Sie dabei nie den Kosten-Nutzen-Faktor. Wenn Sie eine Software gefunden haben, die Ihren Vorstellungen entspricht, testen Sie sie.
  4. Mitarbeiter einbeziehen
    Wenn Sie mit Ihren ersten eigenen Tests zufrieden waren, bringen Sie auch Ihren Mitarbeitern das neue System näher. Wenn alle an einem Strang ziehen, erhöht dies die Mitarbeiterzufriedenheit und die Implementierung geht leichter von der Hand. Denken Sie darüber nach, ob für die Software eine Schulung nötig sein wird.
  5. Testphase starten
    Legen Sie nun einen Testzeitraum fest, in dem Sie das System in Ihre Prozesse implementieren. In dieser Phase beobachten Sie die Performance der Software und dokumentieren Sie positive wie auch negative Auffälligkeiten.
  6. System zukunftsorientiert implementieren
    Im Anschluss werten Sie die Testphase aus. Dazu können Sie sich folgende Fragen stellen:
    Wie sind Sie und Ihre Mitarbeiter mit dem System zurechtgekommen?
    Wurde in dieser Phase Ihr festgelegtes Ziel erreicht?
    Wie könnte die Arbeit mit dem System in Zukunft aussehen?
    Wenn die Auswertung zu Ihrer Zufriedenheit ausfällt, haben Sie Ihre Software gefunden, auf die Sie in Zukunft bauen können. Viele Systeme lassen sich ausbauen oder auf andere Prozesse erweitern. Digitalisierung wächst mit Ihnen mit – und eröffnet Ihnen ungeahnte Möglichkeiten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Thema „Papierloses Büro“

Was sind die größten Vorteile eines papierlosen Büros?

Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen lassen sich enorme Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erzielen. Aufwändige Papierverwaltung, Ablageprobleme und ständiges Drucken entfallen. Zudem wird die Zusammenarbeit vereinfacht, da alle Dokumente zentral in der Cloud verfügbar sind.

Ist ein komplett papierloses Büro realistisch?

Vollständig papierlos zu arbeiten ist schwierig, da gewisse Dokumente wie bestimmte Verträge oder notariell beglaubigte Dokumente nach wie vor in Papierform benötigt werden. Das Ziel sollte jedoch sein, den Papierverbrauch auf ein Minimum zu reduzieren und so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Umstellung?

Die größte Hürde ist oft die Akzeptanz im Team. Eine offene Kommunikation der Vorteile und gute Schulungen sind entscheidend. Auch die Migration bestehender Datensätze in die neuen Systeme kann aufwändig sein. Entscheidend ist, eine intuitive Software wie ADDIGO, damit kein Frust durch undurchschaubare und schwer zu bedienende Lösungen entsteht.

Wie werden Daten im papierlosen Büro gesichert?

Durch eine professionelle Cloud-Lösung mit Backup-Strategie und Hochverfügbarkeit sind Ihre Daten sicher und jederzeit abrufbar. Die permanente Speicherung auf lokalen Servern oder mobilen Datenträgern entfällt.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind für vertrauliche Daten nötig?

Moderne Sicherheitslösungen wie Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Virenschutz und Firewall-Systeme schützen Ihre Unternehmens- und Kundendaten effektiv vor Cyber-Angriffen.

Ist ein papierloses Büro auch für Kleinunternehmen geeignet?

Durchaus, die Softwarelösungen sind meist modular und hochskalierbar. Auch für einen Selbstständigen oder sehr kleine Teams lohnt sich die Investition für optimierte Prozesse und Kostenersparnisse.