Hätten sie sich dieses Halloween auch als Uhr verkleiden können, weil die Zeit ihre große Angst ist?
Da sind sie nicht der*die Einzige! In Zeiten von Auftragsflut und Nachwuchsmangel wird der Alltag bei vielen Handwerksbetrieben zum Wettlauf gegen die Zeit. Stress und Überlastung sind häufige Symptome dessen.
Wir möchten ihnen in diesem Artikel ein paar wirksame Medikamente verschreiben – ganz umsonst und ohne Nebenwirkungen!
1. Puffer und Pausen einplanen
Auch wenn es kontraintuitiv wirkt: Wer keine Zeit hat, sollte sich trotzdem Pausen nehmen und Puffer einplanen.
Wer seine Zeit zu 100 Prozent verplant, hat keine Erholungszeit und arbeitet langfristig unproduktiver als mit Leerlaufphasen. Hinzu kommt das Chaos, das ausbricht, sobald sich Termine verlängern oder z.B. durch Staus verzögern. Hier helfen nur Pufferzeiten und klare Absprache mit Kollegen. Wer was bis wann macht, sollte im besten Fall nicht nur dem Büro oder der*dem Chef*in bewusst sein, sondern allen Kollegen. Nützlich hierfür sind allerlei Planungsapps oder die klassische Projekttafel im Büro.
2. Abstimmung zwischen Büro und Auftragserfüllung
In der Regel gibt es in handwerklichen Betrieben eine*n Hauptverantwortliche*n für die Kundenbetreuung und Terminplanung. Diese Person muss ständig auf dem Laufenden gehalten werden und auf dem Laufenden halten.
Sie ist die Kommunikationsachse des Betriebs. Leistet sie einen guten Job, sparen alle anderen eine Menge Zeit. Gleichzeitig liegt die Verantwortung aber auch bei den anderen Mitarbeitenden, in regelmäßige Abstimmung zu treten. Zeitaufwand ist manchmal sehr relativ. Manchmal geht es viel schneller-, häufig viel langsamer als gedacht. Wird sich im Arbeitsalltag genug ausgetauscht, kann statt nur kurzfristig zu reagieren, langfristig wertvolle Zeit gespart werden.
3. Arbeitsplatz und Firmenwagen strategisch einrichten
Wenn sie immer wieder bestimmte Werkzeuge suchen müssen, dauert das im Einzelfall nicht lange, doch summiert es sich. Abgesehen vom Ärger spart man sich einiges an Zeit, wenn man eine gewisse Ordnung hält.
Sind Arbeitsgeräte defekt, sollte eine Reparatur höchste Priorität haben. Sind Firmenwagen unterschiedlich mit Geräten bestückt, lohnt sich eine Werkzeugliste in den Wagen aufzuhängen. Damit ist geklärt was wo ist, oder zumindest hingehört. Neben langen Suchaktionen machen sie damit auch die lästigen Wege, um die richtige Ausrüstung zu holen, zur Ausnahme.
4. Langfristige Zielsetzung
Die Zeit für einzelne Aufgaben im Alltag ist meist begrenzt. Um sie trotzdem immer sinnvoll nutzen zu können, sollten sie immer eine Liste mit ihren langfristigen Zielen haben. Wenn zum Bespiel der nächste Auftragsrückgang kommt, brauchen sie sich nicht ärgern, sondern könnten gleich anfangen ihre Zeit in die Aufwertung ihrer Website zu stecken.
5. Öfter „Nein“ sagen
Falls sie ständig nur noch von einem zu nächsten Auftrag düsen, kann es sein, dass sie zu wenig „Nein“ sagen. Wer seine Aufmerksamkeit auf zu viele Dinge gleichzeitig richtet, benötigt unterm Strich viel mehr Zeit, macht öfter Fehler und ist schneller gestresst.
Hinzukommen dann unzufriedene Kunden, die nächstes Mal vielleicht eher zur Konkurrenz gehen.
Hier unser Vorschlag, um die Sache deutlicher eleganter zu lösen: Wenn sie das nächste Mal kein gutes Gefühl dabei haben, noch einen Auftrag anzunehmen, verweisen sie einfach auf einen Konkurrenzbetrieb. Das wirkt nicht nur auf den Kunden edel, sondern auch auf die Konkurrenz. Im besten Fall, ist dies der Grundstein eines Netzwerks an Partnerbetrieben, die sich öfter mal gegenseitig helfen. Vielleicht läuft es schon bald andersherum, oder die Weitergabe wird mit einer Provision bedankt.
Extratipp
Der Mensch lernt durch Wiederholung. Die Kundenadresse oder wichtige Auftragsdaten zum 3. Mal aufzuschreiben oder abzutippen, trägt allerdings nicht unbedingt zu der Art von Lernen bei, die ihre Mitarbeiter fördert.
Durch die Einbindung von digitalen Helfern, auch gerne nach dem Baukastenprinzip (es muss nicht immer die teure Branchensoftware sein), kann zum Beispiel das mehrfache Niederschreiben von Informationen überflüssig gemacht werden. Daten können so vom Auftrag in den Servicebericht und anschließend zur Rechnung übertragen werden, per Mausklick. Sie werden erstaunt sein, mit welch einfachen Hilfsmitteln der Arbeitsalltag optimiert und so der Betriebsumsatz gesteigert werden kann.
